การเขียนจดหมายธุรกิจ
ความหมายและความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันในวงการธุรกิจ
โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจระหว่างหน่วยงานหรือบุคคลธรรมดา
จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา คือ
จะใช้เป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ เช่น จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ จดหมายติดตามหนี้
จดหมายร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือเสียหาย
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปเป็นประเด็นสำคัญได้ดังนี้
1. ประหยัด การเขียนจดหมายไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการไปติดต่อด้วยตนเอง
แต่ควรคำนึงถึงความเหมาะสมของรูปแบบในการสื่อสารและประโยชน์ที่จะได้รับด้วย เพราะบางเรื่องควรติดต่อทางโทรศัพท์เพราะสะดวกและรวดเร็วกว่า
2. สะดวกรวดเร็ว ในกรณีที่ผู้มาติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่ซึ่งไม่สะดวกที่จะติดต่อทางโทรศัพท์หรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
3. การให้รายละเอียดข้อมูล
สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียน และสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งจดหมายอีกด้วย
4. ใช้เป็นหลักฐาน เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
5. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ
บางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไปบริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริง
พร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหา หรือเสนอบริการพิเศษต่างๆเพื่อจูงใจลูกค้า และยังสามารถช่วยลดการกระทบกระทั่งอันรุนแรงที่อาจเกิดขึ้นได้
หากเป็นการติดต่อทางโทรศัพท์หรือการพบกันด้วยตนเอง
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสาร
เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อกันในแต่ละวัน ส่วนใหญ่เขียนขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับการติดต่อธุรกิจ
หรือการติดต่อซื้อขาย ควรนำเสนอข้อมูลที่ตรงประเด็นและสั้น จดหมายประเภทนี้ ได้แก่
จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ จดหมายสั่งซื้อและจดหมายตอบ จดหมายร้องเรียนและจดหมายตอบรับการร้องเรียน
จดหมายแจ้งการขอปิดบัญชี จดหมายเชิญ จดหมายขอบคุณ เป็นต้น
จดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสารประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดังนี้
1.1 ส่วนต้น ได้แก่ ย่อหน้าแรกที่ระบุเหตุผลที่เขียนจดหมาย
และอารัมภบทให้ทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีเนื้อหาอย่างไร ส่วนนี้ควรมีความยาวระหว่าง
1-2 ประโยค
1.2 ส่วนกลาง ได้แก่ ย่อหน้าถัดมา
เป็นย่อหน้าเนื้อหาที่ครอบคลุมคำอธิบายหรือรายละเอียดต่างๆที่จำเป็น ตลอดจนอ้างถึงเอกสารที่แนบมากับจดหมาย
ส่วนนี้อาจมีมากกว่า 1 ย่อหน้าได้
1.3 ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายอย่างสุภาพ
นุ่มนวล โดยระบุการกระทำที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายหรือผู้อ่านปฏิบัติ กำหนดเวลา และการแสดงไมตรีจิตเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
2. จดหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวใจ
ในสถานการณ์ที่เกี่ยวกับจิตวิทยาของผู้อ่าน เช่นการบอกข่าวดีหรือไม่ดีแก่ผู้อ่าน
การเสนอขายสินค้าหรือบริการแก่ผู้อ่าน ควรเขียนจดหมายธุรกิจในเชิงโน้มน้าวจิตใจ เพื่อให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกคล้อยตามไปกับผู้เขียน
ได้แก่ จดหมายตอบปฏิเสธการร้องเรียน จดหมายเสนอขาย จดหมายตอบปฏิเสธการขอเปิดเครดิตหรือบัญชีเงินเชื่อ
จดหมายตอบปฏิเสธการเชิญ จดหมายแนะนำบุคคล จดหมายติดตามหนี้ เป็นต้น
จดหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวจิตใจ ประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดังนี้
2.1 ส่วนต้น ได้แก่ ส่วนที่เชื่อมโยงเข้าหาตัวผู้อ่าน
ควรให้ความรู้สึกในเชิงบวกหรืออย่างน้อยที่สุด ให้เป็นกลางๆ
2.2 ส่วนกลาง ได้แก่ ส่วนที่นำเสนอหลักฐานอธิบาย
ชี้แจงเหตุผลหรือความจำเป็นเพื่อส่งเสริมให้ประเด็นที่จะนำเสนอมีเหตุผลและยุติธรรม
ซึ่งช่วยลดการกระทบกระทั่ง หลังจากนั้นจึงระบุประเด็นหรือข้อสรุปไว้ในตอนกลางหรือตอนท้าย
ข้อสรุปจะต้องชัดเจน ไม่กำกวม
2.3 ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายในเชิงบวกอย่างนุ่มนวล
ที่สำคัญคือ หากผู้เขียนไม่สามารถพิจารณาถึงความเห็นหรือไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อสรุปหรือข้อตัดสินใจได้อีก
ก็ไม่ควรให้ความหวังใดๆแก่ผู้อ่าน
www.kkw.rmutr.ac.th
