การเขียนจดหมายธุรกิจ

 การเขียนจดหมายธุรกิจ

ความหมายและความสำคัญของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจระหว่างหน่วยงานหรือบุคคลธรรมดา จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา คือ จะใช้เป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ เช่น จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ จดหมายติดตามหนี้ จดหมายร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือเสียหาย

จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปเป็นประเด็นสำคัญได้ดังนี้

1. ประหยัด การเขียนจดหมายไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการไปติดต่อด้วยตนเอง แต่ควรคำนึงถึงความเหมาะสมของรูปแบบในการสื่อสารและประโยชน์ที่จะได้รับด้วย เพราะบางเรื่องควรติดต่อทางโทรศัพท์เพราะสะดวกและรวดเร็วกว่า

2. สะดวกรวดเร็ว ในกรณีที่ผู้มาติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่ซึ่งไม่สะดวกที่จะติดต่อทางโทรศัพท์หรือขอเข้าพบด้วยตนเอง

3. การให้รายละเอียดข้อมูล สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียน และสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งจดหมายอีกด้วย

4. ใช้เป็นหลักฐาน เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน

5. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ บางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไปบริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริง พร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหา หรือเสนอบริการพิเศษต่างๆเพื่อจูงใจลูกค้า และยังสามารถช่วยลดการกระทบกระทั่งอันรุนแรงที่อาจเกิดขึ้นได้ หากเป็นการติดต่อทางโทรศัพท์หรือการพบกันด้วยตนเอง

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจแบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. จดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสาร เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อกันในแต่ละวัน ส่วนใหญ่เขียนขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับการติดต่อธุรกิจ หรือการติดต่อซื้อขาย ควรนำเสนอข้อมูลที่ตรงประเด็นและสั้น จดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ จดหมายสั่งซื้อและจดหมายตอบ จดหมายร้องเรียนและจดหมายตอบรับการร้องเรียน จดหมายแจ้งการขอปิดบัญชี จดหมายเชิญ จดหมายขอบคุณ เป็นต้น

จดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสารประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดังนี้

1.1 ส่วนต้น ได้แก่ ย่อหน้าแรกที่ระบุเหตุผลที่เขียนจดหมาย และอารัมภบทให้ทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีเนื้อหาอย่างไร ส่วนนี้ควรมีความยาวระหว่าง 1-2 ประโยค

1.2 ส่วนกลาง ได้แก่ ย่อหน้าถัดมา เป็นย่อหน้าเนื้อหาที่ครอบคลุมคำอธิบายหรือรายละเอียดต่างๆที่จำเป็น ตลอดจนอ้างถึงเอกสารที่แนบมากับจดหมาย ส่วนนี้อาจมีมากกว่า 1 ย่อหน้าได้

1.3 ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายอย่างสุภาพ นุ่มนวล โดยระบุการกระทำที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายหรือผู้อ่านปฏิบัติ กำหนดเวลา และการแสดงไมตรีจิตเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

2. จดหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวใจ ในสถานการณ์ที่เกี่ยวกับจิตวิทยาของผู้อ่าน เช่นการบอกข่าวดีหรือไม่ดีแก่ผู้อ่าน การเสนอขายสินค้าหรือบริการแก่ผู้อ่าน ควรเขียนจดหมายธุรกิจในเชิงโน้มน้าวจิตใจ เพื่อให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกคล้อยตามไปกับผู้เขียน ได้แก่ จดหมายตอบปฏิเสธการร้องเรียน จดหมายเสนอขาย จดหมายตอบปฏิเสธการขอเปิดเครดิตหรือบัญชีเงินเชื่อ จดหมายตอบปฏิเสธการเชิญ จดหมายแนะนำบุคคล จดหมายติดตามหนี้ เป็นต้น

จดหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวจิตใจ ประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดังนี้

2.1 ส่วนต้น ได้แก่ ส่วนที่เชื่อมโยงเข้าหาตัวผู้อ่าน ควรให้ความรู้สึกในเชิงบวกหรืออย่างน้อยที่สุด ให้เป็นกลางๆ

2.2 ส่วนกลาง ได้แก่ ส่วนที่นำเสนอหลักฐานอธิบาย ชี้แจงเหตุผลหรือความจำเป็นเพื่อส่งเสริมให้ประเด็นที่จะนำเสนอมีเหตุผลและยุติธรรม ซึ่งช่วยลดการกระทบกระทั่ง หลังจากนั้นจึงระบุประเด็นหรือข้อสรุปไว้ในตอนกลางหรือตอนท้าย ข้อสรุปจะต้องชัดเจน ไม่กำกวม

2.3 ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายในเชิงบวกอย่างนุ่มนวล ที่สำคัญคือ หากผู้เขียนไม่สามารถพิจารณาถึงความเห็นหรือไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อสรุปหรือข้อตัดสินใจได้อีก ก็ไม่ควรให้ความหวังใดๆแก่ผู้อ่าน


www.kkw.rmutr.ac.th